Jednym z najczęstszych pytań zadawanych przez przyszłych przedsiębiorców jest pytanie o obowiązek posiadania firmowego rachunku bankowego. Czy taki rachunek jest obowiązkowy? Czy można korzystać z konta prywatnego dokonując transakcji związanych z prowadzoną działalnością lub w ogóle obejść się bez rachunku?
Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Zakres i wielkość działalności gospodarczej może nie pozostawić wyboru i firmowy rachunek będzie obligatoryjny, może również być tak, że zakres i wielkość działalności pozwoli na obrót gotówkowy i jakikolwiek rachunek może okazać się zbędny.
Zgodnie z art. 61 par. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa,
„Zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje:
1) w formie polecenia przelewu lub
2) za pomocą innego instrumentu płatniczego – w przypadku gdy zapłata jest dokonywana za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.”
natomiast w par. 1b mamy zapis mówiący o zwolnieniu z tego obowiązku dla mikroprzedsiębiorców:
„Zapłata podatków przez mikroprzedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców może nastąpić również w gotówce”.
Zatem, kiedy można a kiedy trzeba posługiwać się rachunkiem bankowym i czy musi to być rachunek firmowy?
Kiedy można zrezygnować z rachunku bankowego lub wykorzystywać w działalności rachunek prywatny.
Mikroprzedsiębiorcy (w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców) nie muszą regulować zobowiązań podatkowych i składkowych za pomocą rachunku bankowego. Mogą dokonać płatności np. wpłatą na rachunek w urzędzie pocztowym. Mogą również posługiwać się gotówką w rozliczeniach z innymi przedsiębiorcami, gdy wartość transakcji nie przekracza 15 tysięcy złotych (uwaga: nie chodzi o ilość płatności obejmujących daną transakcję) oraz z osobami fizycznymi, wobec których takie limity nie obowiązują.
Jeśli jesteś mikroprzedsiębiorcą, a twoje transakcje nie przekraczają limitu 15 tysięcy złotych, możesz zrezygnować z firmowego rachunku bankowego.
Kiedy firmowy rachunek bankowy jest konieczny.
Sytuacja jest inna, gdy transakcje z kontrahentami przekraczają limit 15 tysięcy złotych, gdy jesteś podatnikiem VAT, realizujesz płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment) lub kontrahenci regulują zobowiązania wobec ciebie z wykorzystaniem tego mechanizmu. W takiej sytuacji należy posiadać firmowy rachunek bankowy z przypisanym do niego rachunkiem VAT. Rachunek ten należy zgłosić do urzędu skarbowego i zostanie on ujawniony na białej liście podatników.
Czy prowadząc działalność gospodarczą warto otworzyć rachunek firmowy?
Powyższe przykłady pokazują, że są sytuacje, w których można obejść się bez rachunku lub wykorzystywać rachunek prywatny. Niemniej konto firmowe posiada zalety, których nie oferuje rachunek prywatny lub obrót gotówkowy:
- szerszy zakres funkcjonalności i lepszą kontrolę finansów firmy,
- budowanie historii bankowej potrzebnej przy kredycie lub leasingu,
- udostępnienie klientom różnych form płatności (np. terminale płatnicze),
- dostęp do produktów bankowych i ubezpieczeniowych,
- dodatkowe usługi wspierające prowadzenie działalności (fakturowanie, księgowość, doradztwo).
Odpowiadając na jedne z najczęstszych pytań:
- czy zawsze trzeba posiadać rachunek firmowy? NIE,
- czy warto taki rachunek otworzyć? TAK.
Pamiętaj, że każdą zmianę dotyczącą rachunku bankowego związanego z firmą należy zgłosić do urzędu skarbowego – zarówno otwarcie nowego konta, jak i zamknięcie poprzedniego – w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany.
Mikroprzedsiębiorca w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto nieprzekraczający równowartości 2 mln euro lub suma aktywów jego bilansu nie przekroczyła tej kwoty.