Jednym z najczęstszych pytań zadawanych przez przyszłych przedsiębiorców jest pytanie o obowiązek posiadania firmowego rachunku bankowego. Czy taki rachunek jest obowiązkowy? Czy można korzystać z konta prywatnego dokonując transakcji związanych z prowadzoną działalnością lub w ogóle obejść się bez rachunku?
Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Zakres i wielkość działalności gospodarczej może nie pozostawić wyboru i firmowy rachunek będzie obligatoryjny, może również być tak, że zakres i wielkość działalności pozwoli na obrót gotówkowy i jakikolwiek rachunek może okazać się zbędny.
Zgodnie z art. 61 par. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa, „ Zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje: 1) w formie polecenia przelewu lub 2) za pomocą innego instrumentu płatniczego – w przypadku gdy zapłata jest dokonywana za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.” natomiast w par. 1b mamy zapis mówiący o zwolnieniu z tego obowiązku dla mikroprzedsiębiorców „Zapłata podatków przez mikroprzedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców może nastąpić również w gotówce”*.
Zatem, kiedy można a kiedy trzeba posługiwać się rachunkiem bankowym i czy musi to być rachunek firmowy?
Kiedy można zrezygnować z rachunku bankowego lub wykorzystywać w działalności rachunek prywatny.
Mikroprzedsiębiorcy (w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców) nie muszą regulować zobowiązań podatkowych i składowych za pomocą rachunku bankowego, jak najbardziej mogą dokonać płatności tych zobowiązań dokonując np. wpłaty na rachunek w urzędzie pocztowym. Mogą również posługiwać się gotówką w rozliczeniach z innymi przedsiębiorcami gdy wartość transakcji nie przekracza kwoty 15 tysięcy złotych (uwaga: nie chodzi tu o ilość płatności obejmujących daną transakcję) oraz osobami fizycznymi, w przypadku których takie limity w ogóle nie obowiązują.
Jeśli jesteś mikroprzedsiebiorcą, twoje transakcje nie przekraczają limitu 15 tysięcy złotych to możesz zrezygnować z firmowego rachunku bankowego.
Kiedy firmowy rachunek bankowy jest konieczny.
Sytuacja jest inna gdy transakcje z kontrahentami przekraczają limit 15 tysięcy złotych, gdy jesteś podatnikiem VAT, realizujesz płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment) lub kontrahenci regulują zobowiązania wobec ciebie z wykorzystaniem tego mechanizmu. W takiej sytuacji należy posiadać firmowy rachunek bankowy z przypisanym do niego rachunkiem VAT. W powyższej sytuacji jest on obowiązkowy i należy go zgłosić do urzędu skarbowego. Rachunek ten zostanie również ujawniony na białej liście, która służy m.in. do weryfikacji podatników i rachunków, za pośrednictwem których należy dokonywać transakcji split payment.
Czy prowadząc działalność gospodarczą warto otworzyć rachunek formowy?
Powyższa przekłady pokazują, iż są sytuacje, w których można obejść się bez rachunku lub wykorzystywać w działalności posiadany rachunek prywatny. Niemniej konto firmowe, choć może odstraszać kosztami jego prowadzenia, posiada zalety, których nie znajdziemy posługując się rachunkiem prywatnym lub tylko gotówką, np.:
- posiada szerszy zakres funkcjonalności pozwalający lepiej kontrolować finanse firmy,
- pozwala zbudować historię w banku, która może okazać się pomocna gdy planujesz rozwój i będzie ci potrzebny kredyt lub leasing,
- pozwala na udostępnienie klientom różnych form płatności np. z wykorzystaniem terminali płatniczych,
- pozwala skorzystać z szerokiego wachlarza produktów bankowych czy ubezpieczeniowych,
- większość banków oferuje, w ramach prowadzonego konta firmowego, szeroki zakres usług związanych z samym prowadzeniem działalności (fakturowanie, obsługa księgowa, doradztwo itp.)
Odpowiadając na jedne z najczęstszych pytań:
- czy zawsze trzeba posiadać rachunek formowy? NIE.
- czy warto taki rachunek otworzyć? W mojej ocenie – TAK.
Pamiętaj, że każdą zmianę dotyczącą rachunku bankowego związanego z firmą należy zgłosić do urzędu skarbowego, zarówno otwarcie nowego konta jak i zamknięcie poprzedniego. Zgłoszenia aktualizacyjne w zakresie numerów firmowych kont bankowych powinno się składać w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany.
*Mikroprzedsiębiorca w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców to: przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro;
